Borderlight
 

Digitala MötenDigitalaMotenB2.jpg

Med digitala möten avses tjänster med videokonferenssystem och utrustning för möten med ljud och bild mellan alla deltagare med god kvalitet.

Nuläges- och behovsanalys

Enkelhet för verksamhetens personal att använda tjänster för digitala möten med hög kvalitet utan särskild utbildning eller ständig assistans av teknisk personal är sannolikt det viktigaste och mest fundamentala kravet för att digitala möten skall kunna bidra effektivt till verksamhetens utveckling. Det skall inte vara svårare att starta ett digitalt möte än att ringa ett telefonsamtal.

Utvecklings- och besparingseffekter för verksamheten är framför allt minskade ledtider för möten, samt minskad restid som sparar både arbetstid och miljö genom minskade utsläpp för drivmedel till resor som kan undvikas.

Riiktigt stora vinsteffekter uppnås när dagliga externa kontakter i större volym kan skötas effektivt och med hög kvalitet över digitala möten. Exempelvis för daglig uppföljning av vårdtagare i hem för äldrevård, eftervård och rehabiliterng.

DigitalaMotenB1.jpg

Mötesrum

Layout för placering av deltagare, kameror och mikrofoner behöver planeras noga för alla rum som skall användas för digitala möten. Ljussättning, färgval och ljuddämpning är också viktiga egenskaper för att säkerställa en god kvalitet i det digitala mötet.

Upphandlingsunderlag för digitala möten behöver inkludera en noggrann beskrivning av alla mötesrum med antalet deltagare per mötesrum, samt måttsatt ritning som visar väggar, dörrar, fönster och nuvarande möblering, samt takhöjd och beskrivning av eventuellt ljuddämpande undertak med material och nedsänkningshöjd.

Nuvarande belysning behöver beskrivas för varje mötesrum med måttsatt ritning, typ av belysning (fabrikat och modell) samt ljuseffekt.

Digitala färgfoton av hög kvalitet behövs som visar alla väggar, dörrar och fönster med befintliga möbler, samt tak och belysning.

Antal deltagare

Antalet mötesrum och antalet deltagare per mötesrum som skall kunna delta samtidigt i digitala möten behöver beskrivas i detalj i ett förfrågningsunderlag för avrop eller upphandling, exempelvis genom beskrivning av de vanligast förekommande typerna av mötescenarion som verksamheten har behov av. Beroende på antalet typer och komplexitet så kan det finnas anledning att ställa krav på att leverantören programmerar och trimmar in de vanligt förekommande mötesscenarion i mallar som enkelt kan väljas av verksamhetens personal.

Antalet deltagare har stor beydelse för hur man planerar disponering av bildyta så att man kan se och höra övriga deltagare i mötet med god kvalitet, samt för dimensionering av centrala system som sammanställer videoströmmar från alla samtidiga deltagare.

DigitalaMotenA.png

Tilläggsutrustning

Visning av dokument för alla mötesdeltagare med vanligt förekommande presentationsprogram från USB sticka och/eller pappersdokument är en grundläggande funktion som behövs i de flesta digitala möten.

Men en del verksamheter har också behov av att kunna visa upp information från andra system för övriga mötesdeltagare, exempelvis externa videokameror i verksamheten eller mätinstrument för sjukvård eller laboratorieverksamhet. Om verksamheten har sådana behov så är det viktigt att förfrågningsunderlaget för avrop eller upphandling tydligt beskriver sådana behov med fabrikat och modell för externa system, samt namn, e-post och telefon till ansvarig leverantör som kan assistera med mer teknisk information om hur sådan signal kan anslutas för visning i systemet för digitala möten.

Distansutbildning.pngDokumentation och publicering

Eftersom digitala möten blir enkla att spela in, så kan det vara värdefullt för verksamheten att använda inspelningsfunktioner för dokumentation av möten, samt i vissa fall för att kunna sända kopia av mötet till medarbare som inte kunde delta i mötet.

Offentliga möten som exempelvis politisk ledning av kommuner, landsting eller statliga verk är exempel på möten där det kan vara av särskilt stort värde att "sända" bild och ljud från sådana möten med hög kvalitet i realtid över Internet, för att underlätta bättre insyn från allmänheten. Om verksamheten har sådana behöv så är det viktigt att förfrågningsunderlaget för avrop eller upphandling tydligt anger krav på kvalitet, samt antalet samtiga användare över Internet, så att tjänsterna för streaming över Internet dimensioneras med tillräcklig kapacitet.

Distansundervisning

Skolverket uppskattade den genomsnittliga skolskjutskostnaden per elev till ca 47.000 kr i Uppsala Län år 2008. Verklig kostnad är i praktiken mycket högre för de elever som använder skolskjuts eftersom merparten av eleverna inte använder skolskjuts.

Mot denna bakgrund så kan det finnas starka skäl till att undersöka om kostnaderna för skolskjuts kan minskas genom utplacering av system för distansundervisning med hög kvalitet i mindre samhällen (exempelvis nedlagda byskolor).

Detta innebär dessutom att eleverna kan stanna kvar i anslutning till hemmet och sparar stora mängder restid. Miljöbesparingarna i minskningen av drivmedelsförbrukning är antagligen också mycket omfattande då skolskjuts har mycket stor omfattning i merparten av Sveriges kommuner.

Telemedicine.pngTelemedicin och hemsjukvård

Telemedicin och hemsjukvård med tjänster för digitala möten kan kanske bidra till att människor som är på väg in i vårdapparaten kan bo kvar längre hemma med medicinsk trygghet.

Vårdboende kostar idag strax under 200.000 kr per person och år för Sveriges kommuner. Enklare eftervård inom landstinget kostar gissningsvis ca 8 - 12.000 kr per dygn och sjukhusbädd för landstinget. Både kommuner och landsting har därmed mycket starka skäl för att undersöka vilka vårdfall som kan skötas med medicinsk trygghet på distans med system för digitala möten och datakommunikation. Ekonomiskt så kan det vara fråga om mångmiljardbelopp i besparade skattemedel per år, samtidigt som det finns mycket goda möjligheter till att öka vård- och levnadskvalitet för vårdtagaren.

Funktioner för trygghetslarm med tillhörande insamling av information om lokalisering (GPS utomhus och kamera innomhus) samt hälsoparametrar med överföring av mätinformation och gränsvärdeslarm är exempel på integration med området datakommunikation och telefoni.

För avrop eller upphandling av tjänster för digitala möten med tilläggsfunktioner inom datakommunikation för telemedicin och hemsjukvård så är det sannolikt fråga om ett omfattande integrationsarbete med tillhörande kompletterande systemutveckling som behöver betydligt mera tid för både upphandling och leverans jämfört med standardtjänster som inte har samma integrationsbehov.

Då sådan upphandling av ser funktioner för medicinsk trygghet i vården så ställs särskilt höga krav på kvalitet och kvalitetssäkring. Mot denna bakgrund så är det särskilt viktigt att sådana avrop eller upphandlingar har en rimlig tidsplan och ställer tydliga och kontrollerbara krav på kvalitet som kan kontrolleras vid upphandling och löpande under avtalstiden.

Funktionella krav

De statliga ramavtalen innehåller bra exempel på funktionella krav som ett flertal av marknadens aktörer har accepterat.

Vi har sammanställt exempel enligt nedan från det statliga ramavtalet KST (Kommunikation Som Tjänst) som kan vara ett bra stöd vid nya avrop och upphandlingar inom detta område. Blå text är förtydligande av Borderlight AB.

Skall, Bör eller Nej Funktion KST krav nr:
  Produkter och programvara. Leverantören ska tillhandahålla alla produkter och programvaror som krävs för en komplett leverans, minst innehållande videobrygga, videogateway, kodekar, kameror, monitorer, stativ, mikrofoner, högtalare, projektorer, dukar, programvaror och bokningssystem. Samtliga ingående produkter ska vara nya om inte kund specifikt efterfrågar annat i avropet. 4.2.6.2.
  Standarder. Leverantören ska minst uppfylla följande standarder:
IPv4 
H.323 
H.264 
SIP
4.2.6.3.
  IPv6. Leverantören bör kunna tillhandahålla digitala möten med IPv6. 4.2.6.4.
  Videokonferens i konferensrum. Leverantören ska kunna tillhandahålla videokonferens för konferensrum i lägst 720p och 25 bilder/sekund till samtliga deltagande parter. 4.2.6.5.
  Videokonferens med fasta klienter. Videokonferens med fasta klienter (persondatorer) ska kunna vara både webbaserad och med feta klientprogramvaror samt i lägst VGA och 25 bilder/sekund. 4.2.6.6.
  Videokonferens med mobila klienter. Videokonferens med mobila klienter (mobiltelefoner och tablets) bör vara möjliga med enheter baserade på Android 2.2 eller senare samt iOS 4.0 eller senare. 4.2.6.7.
  Konferensbrygga. Leverantören ska erbjuda tjänsten konferensbrygga där följande funktioner ska ingå: 
- Konferenser med minst 60 deltagare. 
- Inloggning med unik PIN-kod för varje konferens och konferensledare. 
- Påminnelse via SMS eller e-post med inloggningsuppgifter inför den aktuella konferensen. 
- Möjlighet till flera virtuella konferensrum med ett och samma telefonnummer och val av virtuellt konferens rum sker via PIN-kod. 
- Möjlighet att boka möten med automatisk uppringning till samtliga deltagare. 
- Uppföljning och statistik.
4.2.6.8.
  Tilläggsfunktioner konferensbrygga. Leverantören bör minst kunna tillhandahålla följande tilläggsfunktioner till konferensbrygga. Leverantören erhåller en poäng om samtliga tilläggsfunktioner kan tillhandahållas: 
- Slå av och på mikrofonen för enstaka eller samtliga deltagare. 
- Se alla anslutna deltagare via webben (telefonnummer och namn visas). 
- Få uppgift om det totala antalet deltagare via telefon och webben. 
- Kan lägga till och avsluta samtal för enstaka deltagare eller hela konferensen. 
- Mötesdeltagarna kan ställa sig i talarkö och få ordet av mötesledaren. 
- Inspelning av konferens för distribution via e-post eller läggas ut på webb.
4.2.6.9.
  Deltagare. Det ska vara möjligt för kund att blanda deltagare i samma konferens oavsett om de ansluter med datorbaserade klienter med video, konferensrum med video eller telefoni. 4.2.6.10.
  Autentiseringssystem och kryptering. Leverantören ska tillhandahålla ett autentiseringssystem för att skydda en konferens. Konferenser ska kunna vara krypterade. 4.2.6.11.
  Visa dokument. Det ska vara möjligt att visa dokument eller presentationer för deltagarna i en videokonferens. 4.2.6.12.
  Design av rum. Leverantören bör kunna tillhandahålla design av rum för digitala möten inklusive textilier 
och möbler. Om leverantören besvarar denna fråga med ja ska konsulter med relevant utbildning gällande videokonferens, ljud, ljus och bild samt med minst fyra års erfarenhet av design av rum för digitala möten kunna tillhandahållas. Leverantören erhåller en poäng om kravet uppfylls.
4.2.6.13.

Partnernätverk

För leverans enligt det statliga ramavtalet KST (Kommunikation Som Tjänst) så har Borderlight ett partnernätverk med underleverantörer som omfattar ca 250 st personer fördelat över ca 30 bolag som tillsammans har ca 1.600 anställda. Parternätverket inkluderar både rikstäckande fältservice och några av branschens ledande specialister. Borderlight AB är avtalspart och juridiskt ansvarig för avrop enligt KST, underleverantörer har således ingen möjlighet att mottaga avrop eller att ha en egen direkt avtalsrelation med kunder enligt KST avtalet.

Inom Digitala Möten så har vi två partners som är specialiserade inom detta område:

DAV Partner AB är specialiserade på AV-teknik och Videokonferens med referenser från Statens Väg och Transportforskningsinstitut (VTI), Havs- och Vattenmyndigheten (f.d. Fiskeriverket), Sametinget, Folkparkernas programbolag, ATG, IOGT-NTO och NBV. Inom AV-teknik finns ramavtal med ett 40-tal kommuner, Försvarsmakten och Statens Inköpscentral. Verksamheten har huvudkontor i Mölndal, samt lokalkontor i Stockholm och Karlstad. Du hittar mer information på www.dav.se.

Skiptrip AB levererar lösningar som täcker alla dimensioner av digitala möten. Kunderna finns inom både offentlig sektor, företag och den komersiella mötesindustrin, med kunder som exempelvis Radisson BLU EU Hotell i Bryssel, Gothia Towers i Göteborg och Novotel Amsterdam City. Du hittar mer information på www.skiptrip.se.

 

 

Kontakta Borderlight direkt med formuläret nedan.


Ett ögonblick...